Admin
Admin
Tổng số bài gửi : 401
Join date : 03/10/2010
Age : 34
Đến từ : LỚP K50 ĐHSP HÓA
 | | Tiêu đề: 10 kỹ thuật cao cấp sử dụng Word Thu Oct 06, 2011 7:11 pm | |
|
10 kỹ thuật cao cấp sử dụng MS Word - Các
cách tùy chọn từ đơn giản đến những tùy chỉnh tiên tiến nhất của
Microsoft Word 2010 giúp bạn biên soạn và trình bày văn bản được nhanh
hơn.
Phần
mềm Word 2007 và Word 2010 có rất nhiều tính năng tiện ích cho việc
soạn thảo văn bản. Hướng dẫn này hỗ trợ bạn sử dụng chúng một cách bài
bản để tăng tốc biên soạn và trình bày các văn bản.
1. Tạo và sử dụng Building Blocks
trang bìa tiêu chuẩn, đầu trang và chân trang, và bảng biểu, để có thể
tái sử dụng. Một khi Building Block đã được tạo, bạn có thể chèn nó vào
các tài liệu mới.
Để tạo ra tiêu đề đầu trang cho tài liệu, bạn nhấn chuột vào tab Insert, nhấn Header, và lựa chọn Blank trong thư viện gallery.
Nhập chữ "QuanTrimang" vào tiêu đề đầu trang và định dạng trình bày như cách bình thường (ví dụ, bấm Ctrl + E để cang lề giữa, bấm Ctrl + A để chọn toàn bộ tiêu đề).
Quay trở lại tab Insert, nhấn Header, và sau đó bấm vào Save Selection từ chân của thư viện để lưu văn bản vào Header Gallery.
Trong hộp thoại Create New Building Block, tiêu đề của bạn vừa tạo được gán cho một tên gọi (ví dụ, "QuanTrimang"), và nhấn OK để lưu lại Building Block.
Để chèn tiêu đề này vào một tài liệu mới, bạn vào tab Insert, nhấn vào Header, kéo xuống danh mục của General và click vào tên mà bạn đã tạo cho tiêu đề, trong ví dụ này là "QuanTrimang".
Khi bạn thoát khỏi Word, chương trình sẽ nhắc bạn lưu lại các thay đổi của đoạn văn bản trong tập tin BuildingBlocks.dotx, để có thể tái sử dụng trong các tài liệu Word khác.
2. Lưu dự phòng và chỉnh sửa mẫu văn bản mặc định của Word
để xác định các định dạng của văn bản mới. Muốn chỉnh sửa kiểu định
dạng này đầu tiên bạn phải tiến hành tắt tùy chọn ẩn phần mở rộng tên
tập tin của Windows. Để làm điều này trong Vista hoặc Windows 7, bạn vào
hộp tìm kiếm của Start Menu, mở Folder Options, và trong tab View, loại bỏ dấu chọn bên cạnh mục "Hide extensions for known file types", và nhấn OK.
Sau đó, từ trình đơn File của Word, chọn Open. Trong thanh trượt click vào Microsoft Word, và chọn Templates, hoặc click vào Templates Trusted.
Thực hiện xong bước trên sẽ mở ra một danh sách các tập tin trong đó bao gồm Normal.dotm. Trước khi có bất cứ thay đổi gì khác, bạn phải tạo một bản sao lưu dự phòng của Normal.dotm.
Bạn chọn tập tin, bấm Ctrl + C để sao chép nó, sau đó Ctrl + V để dán một bản sao vào cùng một thư mục. Bản sao mới được tạo ra sẽ được tự động đặt tên là "Copy of Normal.dotm" nhưng bạn có thể đổi tên bản sao với bất cứ tên gì bạn thích, chẳng hạn "My customized Normal.dotm" miễn là bạn giữ an toàn được tập tin .dotm này.
Khi bạn đã hoàn thành việc thực hiện một bản sao dự phòng, bạn click đúp vào Normal.dotm để
mở nó ra thoải mái chỉnh sửa. Nếu bạn không ưng ý với bản chỉnh sửa
của mình thì hãy mở tệp đã lưu dự phòng và ghi đè tệp tin Normal.dotm sau đó trang văn bản lại trở về như định dạng lúc ban đầu.
3. Tạo Header và đánh số trang mặc định
mặc định thì áp dụng cách này. Lưu ý bước 2 ở trên chỉ có tác dụng
trên từng trang riêng lẻ chứ không phải tất cả.
Mở mẫu văn bản mặc định Normal.dotm, như đã hướng dẫn ở trên, vào tab Insert, chọn Page Number, và chọn một vị trí và định dạng cho số trang hiển thị.
Đóng tài liệu và lưu lại Normal.dotm, sau bước này tất cả các tài liệu mới của bạn sẽ sử dụng số trang mà bạn đã chỉ định
4. Tạo đánh số trang mặc định bắt đầu trên trang thứ hai
trong Word, nhưng không muốn số trang xuất hiện trên trang đầu tiên của
tài liệu và tất cả các trang còn lại đều có số trang.
Mở tệp Normal.dotm, vào tab Page Layout. Trong nhóm Page Setup, bấm vào More Arrow (mũi tên bên phải ở dưới của nhóm) để mở hộp thoại Page Setup.
Sau khi mở ra, bạn nhấn vào tab Layout, và dưới Headers and Footers, đánh dấu chọn bên cạnh Different First Page, và nhấn OK.
Cuối cùng, đóng tệp Normal.dotm. Từ đó, bất kỳ tài liệu mới
được tạo ra sẽ không có số trang trên trang đầu tiên, nhưng sẽ bắt đầu
đánh số trang trên trang thứ hai.
5. Khôi phục lại văn bản mẫu mặc định
Địa chỉ của thư mục này thay đổi trong các phiên bản Windows khác
nhau, do đó, cách nhanh nhất để tìm thấy nó là nhập chuỗi ký tự bên dưới
vào hộp thoại tìm kiếm hoặc Run trong Start Menu:
%appdata%\Microsoft\Templates
Sau khi nhấn phím Enter, thư mục Templates sẽ được mở trong Windows Explorer. Chế độ hoạt động của Normal.dotm rất đặc biệt, nếu xóa nó đi thì phiên bản gốc của tập tin sẽ được tái tạo trong lần kế tiếp bạn khởi chạy Word.
Dựa trên các thức này mà bạn có thể sao lưu một văn bản mẫu đã tùy chỉnh trước đó và đổi tên bản sao này thành Normal.dotm, và sau đó Word sẽ sử dụng nó như là mẫu mặc định của bạn.
Bạn có thể nhập các định dạng và tùy chỉnh mẫu mặc định Word 2003 vào Word 2007 hoặc 2010 bằng cách xóa tệp Normal.dotm
và sao chép tệp Normal.dot hiện diện trong thư mục Templates của Word
2003 vào thư mục Templates của Word 2010. Chương trình sẽ tự động nhập
khẩu các tùy chỉnh và các macro từ file Normal.dot cũ khi nó tạo Normal.dotm mới của nó.
6. Chọn Font chữ mặc định cho dễ đọc hơn
màn hình nhưng để dễ đọc hơn bạn phải sử dụng kiểu font chữ có các nét
gạch chân như "sans-serif".
Để thay đổi font chữ mặc định của Word, bạn bấm các phím Ctrl + Shift + F để mở hộp thoại Font. Font chữ được gợi ý nên dùng là font Times, cỡ 14. Chọn xong nhấn vào Save as Default, chọn "All documents based on the Normal.dotm template" và nhấn OK.
7. Thay đổi trình bày trang mặc định
Tới tab Page Layout, nhấn vào More Arrow trong nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page Setup. Thiết lập lề và trình bày trang in, và nhấn Save as Default.
8. Đặt công cụ AutoFormat lên Quick Access Toolbar
Giao diện Ribbon (dải băng) của Office 2007 không cài đặt sẵn công cụ
AutoFormat trong chương trình, nhưng bạn có thể kích hoạt nó trở lại
bằng cách đưa nó vào Quick Access Toolbar. Nhấp chuột vào mũi tên xuống ở phần cuối bên phải Quick Access Toolbar trên tab của Ribbon, và sau đó nhấp vào More Commands. Trong trình đơn thả xuống bên dưới "Choose commands from", chọn Commands Not In the Ribbon.
Từ danh sách xuất hiện, click vào Autoformat, chọn nút Add, và sau đó bấm OK.
Thực hiện các bước trên cũng giúp bạn đặt công cụ bất kỳ khác trên Quick Access Toolbar để truy cập nhanh chóng.
9. Bật chế độ thông báo những sửa đổi trước khi lưu và in văn bản
được phát hành những văn bản bị lỗi. Để thực hiện các bước này được dễ
dàng hơn, Word 2010 đã bổ sung lựa chọn để hiển thị các sửa đổi và thay
đổi. Word 2010 cảnh báo bất cứ khi nào bạn ghi lại hoặc in một tài liệu
có thông tin đã sửa đổi, hoặc khi bạn gửi e-mail từ menu của Word.
Muốn bật cảnh báo này, bạn vào menu File, sau đó chọn Options, chọn tiếp Trust Center. Click vào Trust Center Settings..., sau đó vào Privacy Settings, và đánh dấu chọn bên cạnh "Warn before printing, saving or sending a file that contains tracked changes or comments".
10. Lưu lại và khôi phục các macro
Nếu bạn muốn chia sẻ các macro (lệnh gộp) của trang văn bản Word với
những người dùng khác, hoặc đưa nó vào các tài liệu khác, thì trước hết
phải lưu các macro của bạn vào một tập tin riêng.
Bắt đầu bằng cách nhấn Alt + F11 để mở Visual Basic Editor trong cửa sổ Project pane ở phía trên bên trái, sau đó nhấn vào dấu cộng, Modules, và chọn "NewMacros". Từ menu File, chọn Export File để xuất khẩu các macro của bạn vào một tập tin. Tập tin đó sẽ có phần mở rộng là .BAS.
Nếu bạn muốn loại bỏ một số macro hoặc viết thêm giải thích, bạn có
thể chỉnh sửa các tập tin trong Notepad hoặc bất kỳ trình soạn thảo
văn bản khác.
Để nhập khẩu các macro của bạn vào một bản sao của Word, nhấn Alt + F11, chọn Normal trong cửa sổ Project pane, và chọn Import File từ menu File.
CHÚC BẠN THÀNH CÔNG!!
| |
|
